Analysis of public procurement of translation services from the point of view of issues and solutions in the actual procurement practice in Montenegro

A number of issues faced by contracting authorities in the procedure of public procurement of services for translation of the acquis result from the lack of an overall coordination system for the translation project. One of the key elements for a well-balanced and efficient system is to properly plan the needs for translation services. Translation is an extraordinary skill. The skill to communicate reflections, feelings, facts from one language to another. If the job has been well done by a translator, the reader of the translation (prospective tenderer) must have the impression that the text of the documentation was originally written or spoken in his own language. As far as translation of tender documentation is concerned, the tenderer/reader of the translation should not have any doubts about the meaning of the message he receives. Moreover: it is not enough only to understand the message. Any message conveyed using unusual expressions, unnatural sentences, even if understood, is annoying and irritating to the prospective tenderer, who, due to this, may even be repelled by the tender documentation itself. In a good translation, in other words, the intervention of the translator should not be noticeable, and this actually constitutes the translator’s skill. Therefore, clearly defined conditions, criteria, deadlines, clear description of the job to be performed etc. are an important segment in defining the quality-based selection of the translator.

The purpose of this paper is to address the most important aspects in the public procurement procedure the contracting authorities and tenderers are dealing with, in terms of the procedural aspects of procurement, which should result in a referential framework for requirements concerning the quality and supervision of the quality of translation services.

Un certain nombre de problèmes rencontrés par les pouvoirs adjudicateurs dans la procédure de passation des marchés publics de services de traduction de l’acquis résultent de l’absence d’un système global de coordination concernant la traduction de l’acquis. L’un des éléments clés d’un système bien équilibré et efficace est de planifier correctement les besoins en services de traduction. La traduction est une compétence extraordinaire : c’est la capacité de communiquer des réflexions, des sentiments, des faits d’une langue à l’autre. Si le traducteur a bien fait son travail, le lecteur de la traduction (soumissionnaire potentiel) doit avoir l’impression que le texte des documents a été rédigé ou prononcé au départ dans sa propre langue. En ce qui concerne la traduction des documents d’appels d’offres, le soumissionnaire/lecteur de la traduction ne doit avoir aucun doute quant à la signification du message qu’il reçoit. De plus, il ne suffit pas qu’il comprenne le message. Le message véhiculé par des expressions inhabituelles, des phrases peu naturelles, même si elles sont comprises, est ennuyeux et irritant pour le soumissionnaire potentiel qui, de ce fait, peut même avoir une attitude de rejet à l’égard des documents d’appels d’offres mêmes. En d’autres termes, dans une bonne traduction, l’intervention du traducteur ne doit pas être perceptible, et c’est ce qui constitue en fait la compétence du traducteur. Par conséquent, des conditions, des critères, des délais clairement définis, une description précise du travail à effectuer… constituent des éléments importants pour définir la sélection du traducteur basée sur la qualité.

L’objectif du présent document est d’aborder les aspects les plus importants de la procédure de passation des marchés publics auxquels les pouvoirs adjudicateurs et les soumissionnaires sont confrontés en ce qui concerne les aspects procéduraux de la passation des marchés, qui devrait aboutir à un cadre de référence concernant les exigences en matière de qualité et de contrôle de la qualité des services de traduction.